Yhteisen tavoitteen saavuttaminen vaatii riittävän määrän samaan suuntaan kulkevia henkilöitä - sellaisia, joilla on mielenkiintoa ja mahdollisuus osallistua toimintaan. Tarvittavan osallistujajoukon kokoaminen ei aina ole helppoa.

Joillakin esteenä on yksinkertaisesti ajan puute tai oma jaksaminen, ja silloin täytyy kunnioittaa näitä henkilökohtaisia rajoja. Mutta jos aavistelet, että kyse on tiedon puutteesta tai vääristä luuloista toimintaan liittyen, esteitä kannattaa raivata pois tieltä viestinnän avulla. Kun huomioit muutaman perusasian, tavoitat oikeat ihmiset paremmin, herätät heidän kiinnostuksensa ja saat heidät mukaan.

Kolme tärkeää huomiota osallistumiskynnyksen madaltamiseksi

Huomio 1: Tunne kohderyhmäsi

Tutustu ihmisiin, joita haluat aktivoida mukaan toimintaan. Voit soluttautua joukkoon itse tai käyttää apuna luottohenkilöä, joka tuntee porukan. Selvitä mikä heitä kiinnostaa, mikä motivoi. Onko heille tärkeää tuntea kuuluvansa joukkoon vai haluavatko he päästä hyödyntämään jotakin taitoa tai osaamista? Kiinnostaako uuden oppiminen vai tunne siitä, että pääsee tekemään jotakin merkityksellistä?

Selvitä, kuinka paljon ihmiset ovat valmiita osallistumaan. Silloin tällöin tunnin tai pari viikossa vai säännöllisemmin. Mikä vuorokauden aika tai viikonpäivä on sopivin? Onko ihmisille helpointa osallistua lähellä vai arvostavatko he erikseen järjestettyä tilaisuutta jossakin kauempana? Voiko mukana olla etäyhteydellä ja onko heillä siihen tarvittavat työkalut ja osaaminen?

Kuulostele myös hieman, minkä verran he tietävät asiasta tai aiheista, jonka pariin heitä houkuttelet. Millaista kieltä he ymmärtävät (ihan konkreettisesti kielisyys, mutta myös sanasto). Onko samanlaista toimintaa jo ollut, pystytkö viittaamaan johonkin aiemmin toteutettuun tuttuun tekemiseen?

Huomio 2: Kerro tavoitteesta ja toiminnasta selkeästi

Kerro toiminnasta ja sen tavoitteesta selkeästi ja tiiviisti. Kerro, mitä osallistujilta odotetaan. Muista sanoittaa myös itsestäänselvyydet, vaikka mukana olisi vanhoja tuttuja henkilöitä. Jotkut voivat pelätä osallistumista, koska eivät halua nolata itseään toimimalla “väärin”. Kuva on aina erinomainen lisä - esimerkiksi luonnos tapahtuman toimintapisteistä, tekoälyn tuottama kuva toivotusta lopputuloksesta tai kaavio toiminnan vaiheista. Jos tilaisuudessa tai tapahtumassa on pukukoodi, osallistujia voi rohkaista mukaan jakamalla kuvia ihmisistä osallistumassa samankaltaiseen tilaisuuteen.

Kun pyydät ihmisiä osallistumaan, kerro lyhyesti myös se, mitä osallistumisen jälkeen tapahtuu ja kuinka vastauksia, ideoita tai keskusteluita hyödynnetään. Pelkkä “osallistumisesi on tärkeää” ei useinkaan riitä synnyttämään riittävää merkityksellisyyden kokemusta. Mieti jo valmiiksi, millä tavalla tuloksia tai tuotoksia tullaan hyödyntämään tai esittelemään, se ohjaa sinua valitsemaan työkalut ja materiaalit itse tekemiselle.

Jos ryhmä on ollut jo jonkin aikaa toiminnassa, sen positiivinen kulttuuri saattaa innostaa uusia osallistujia mukaan. Kun “hyvä pöhinä” saadaan yhdistettyä avoimuuteen ja matalaan osallistumiskynnykseen, ilman että syntyy vaikutelmaa suljetusta sisäpiiristä, se vetää kuin itsestään mukaan uusia toimijoita.

Huomio 3: Luo pohja positiiviselle vuorovaikutukselle

Positiivinen yhteishenki, tunnelma ja toimintakulttuuri synnytetään ja ylläpidetään viestinnällä. Yhteinen valmistautuminen, avoin tiedottaminen tulevista asioista ja aktiivinen vuorovaikutus hälventävät epävarmuutta ja epätietoisuutta. Anna mahdollisuus kysyä ja kerää toiminnasta kiinnostuneiden yleisimpiä kysymyksiä julkaisuihin ja tiedotteisiin. Ystävällinen ja selkeä tyyli edistävät turvallista ja avointa ilmapiiriä. Vastaa aina kysymyksiin ja lisätietopyyntöihin.

Ole avoin ideoille ja ehdotuksille, hyödynnä erilaiset vahvuudet. Innokas ja motivoitunut osallistuja voi tuoda ryhmään paljon hyvää, vaikka hänen osaamisensa ei olisikaan toivotulla tasolla. Usein tapahtumissa ja toiminnassa tarvitaan monenlaisia osaajia, joten tehtävien monipuolisuus voi myös olla osallistumiseen houkutteleva tekijä. Varsinkin vapaaehtoistyössä kaikki apukädet otetaan yleensä aina vastaan ja jokaiselle kiinnostuneelle löytyy kyllä sopivaa tekemistä.

Suunnittele valmiiksi, millaiseen yhteisöön osallistujat kutsutaan ja kuinka yhteenkuuluvuutta vahvistetaan. Kuinka usein kokoonnutaan yhteen? Hyödynnetäänkö jotakin viestintäalustaa? Laita itsellesi myös muistutus, että huomioit osallistujia; kiität osallistumisesta sekä aktiivisuudesta toiminnan aikana ja sen jälkeen.

Omien arvojen mukainen ja omiin tarpeisiin vastaava toiminta motivoi parhaiten. Jos toiminnasta saa onnistumisen kokemuksia ja tuntee innostusta, motivaatio vahvistuu. Toiminnan aikana tai sen jälkeen syntyvä merkityksellisyyden kokemus koukuttaa osallistumaan uudelleen.