Useassa organisaatiossa on otettu entistä tiuhempaan tahtiin askeleita takaisin kohti toimistoa. Viimeisimpänä esimerkkinä tästä ovat Vantaan kaupungin uudistetut etätyöohjeet, jotka aiheuttivat paljon pulinaa ja saivat palstatilaa mediassa.

Moni työntekijä on ihmeissään siitä, miksi työelämän vapautta rajoitetaan nyt, kun se jo kerran saavutettiin.

Tässä kohtaa viestintä voi ratkaista pelin.

Etätyökäytännöt eivät ole vain HR-asia

Yritysten etätyökäytännöt vaikuttavat työntekijöiden arkeen, vapauteen ja kokemukseen työnantajasta. Niistä viestiminen ei voi olla pelkkää tiedottamista. Yksisuuntainen ilmoitus siitä, montako päivää viikossa toimistolla pitää olla, synnyttää helposti kokemuksen kontrollista, eikä yhteistyöstä.

Hyvä viestintä vastaa kahteen tärkeimpään asiaan: miksi ja mitä varten. Luottamus organisaatiossa syntyy siitä, miten päätökset tuodaan esiin. Osallistava, selkeä ja empaattinen viestintä voi vahvistaa yhteisöllisyyttä ja luottamusta myös vaikeissa muutoksissa. Vastaavasti ylhäältä saneltu viestintä jättää jälkeensä epäluottamuksen.

Organisaatioissa tehtyjen päätösten taustalla on usein tarve vahvistaa esimerkiksi yhteistyötä, ylläpitää yrityskulttuuria, lisätä innovatiivisuutta tai yksinkertaisesti parantaa työn tuloksellisuutta. Mutta ellei näitä syitä viestitä selkeästi ja aidosti, työntekijät jäävät helposti vaille vastausta kysymykseen: miksi nyt? Harvard Business Reviewin (The Reason Your Hybrid Work Plan Isn’t Working, 2023) mukaan työntekijät suhtautuvat toimistolle palaamiseen selvästi myönteisemmin silloin, kun he kokevat, että heille on viestitty aidosti päätöksen perustelut ja heidät on otettu mukaan keskusteluun sekä johtajat näyttävät myös itse esimerkkiä.

Viestintä ei muuta päätöstä, se voi muuttaa sen vastaanoton

Monessa organisaatiossa viestintä tulee mukaan vasta, kun päätös on jo tehty. Viestinnän asiantuntijoiden olisi kuitenkin oltava mukana jo päätöksiä suunnitellessa. Silloin voidaan ennakoida, miltä päätös näyttää henkilöstön näkökulmasta, ja miten se kannattaa sanoittaa.

Viestinnän rooli ei ole peitellä vaikeita päätöksiä, vaan auttaa sanoittamaan niitä siten, että ihmiset ymmärtävät, mistä on kyse ja miksi päätös on tehty. Hyvällä viestinnällä voidaan muuttaa se, miten päätös koetaan. Ja juuri siinä on viestinnän todellinen arvo: luoda ymmärrystä, rakentaa luottamusta ja tukea organisaatiota matkalla kohti kestävää, huomisen työelämää.

Hyvällä viestinnällä organisaatiossa:

1. Avataan tausta ja tarkoitus: Mitä ongelmaa tällä halutaan ratkaista?
2. Konkretisoidaan hyödyt: Miten tämä tukee työntekijöiden onnistumista tai organisaation menestystä?
3. Annetaan mahdollisuus kysymyksiin ja keskusteluun: Ei vain tiedoteta, vaan myös kuunnellaan ja keskustellaan.