Konttorien asiantuntijaelämässä näkee vuodessa melkoisen määrän PowerPoint-esityksiä. Usein esiintyjällä on kalvomateriaalia enemmän kuin esitysaikaa, joten pikakelaushyppely on normaalia eikä kaikkea esiintyjän vaivalla rakentamaa sisältöä silti ehditä käydä läpi. Jälkeenpäin materiaali ropsahtaa sähköpostiin, kun yksi kuulija esittää aina tilaisuuden alussa klassikkolauseen: ”Saammeko me tämän materiaalin?” Harvapa meistä näihin aineistoihin myöhemmin palaa.

Liikaa sisältöjä, liian vähän muistijälkiä

Joskus esitys on osattu tiivistää muutamalle kalvolle, mutta silti puheen ja tekstin yhtäaikainen omaksuminen aiheuttaa epämukavan olon. Silloinkin voi aika olla kortilla, eikä keskustelulle juuri jää sijaa. Monesti uuden kokouksen ja esityksen alettua pysähdyn miettimään, mitä oikein edellisestä jäi mieleen.

Viestinnässä puhutaan usein pääviesteistä, jotka olisi hyvä miettiä sisältöjä kirjoittaessa jo etukäteen: mitkä asiat haluan lukijan muistavan tai ymmärtävän. Toivoisin, että moni pysähtyisi tämän asian äärelle. Tietoa on kaikilla paljon, mutta asiantuntijan tulisi kyetä kiteyttämään olennainen ytimekkäästi ja parhaimmillaan jopa havainnollisesti. PowerPoint-esitys, lyhyen tai pitkän kaavan mukaisesti, ei pelasta, jos ajatus ei ole kirkas: mitä asiaa esityksellä haluaa välittää.

Välillä tuntuu siltä, kuin PowerPoint-kalvoista olisi tullut synonyymi sanalle esitys, ja asiantuntijalle olisi jäänyt rooli seuraava dia -painiketta näppäilevänä puhekoneena.

Kun esitys muuttuu kalvojen selailuksi

Välillä tuntuu siltä, kuin PowerPoint-kalvoista olisi tullut synonyymi sanalle esitys, ja asiantuntijalle olisi jäänyt rooli seuraava dia -painiketta näppäilevänä puhekoneena. Muistan edellisessä työpaikassani, kun silloinen toimitusjohtaja piti kerran powerpointittoman kuukauden. Hän kiersi taloa puhumassa ja keskustelemassa ilman kalvoja, ja se jos mikä tuntui jo silloin todella rohkealta ja virkistävältä! Tässä on henkilö, joka ei kaipaa dioja muistaakseen asiansa tai jäsentääkseen kuljetusta. Keskityin puheeseen ja puhujaan, eikä silmien eteen tarjottu samaan aikaan toista viestiä.

Tekoäly ei tee ajattelua puolestasi

Nyt kun moni ottaa ensi askelia myös PowerPoint-esitysten työstämisessä tekoälyllä, on syytä olla varuillaan. Mittavakin aineisto taipuu nopeasti esitykseksi, joka näyttää ensi silmäyksellä pätevältä. Tekoäly voi auttaa kokoamaan aineiston, mutta pääviestien valinta ja aiheen rajaus ovat silti ihmisen työtä. Mutta kuinka moni haastaa itse esityksensä tai tiedon välittämisen ytimen? Toimisiko kuulijan ymmärryksen rakenteena ja muistamisen apuvälineenä paremmin pieni etukäteislukeminen tai myöhemmin lähetettävä jälkikirjoitus? Ja esitys ilman dioja – pystyykö kukaan meistä enää siihen?

Hyvä esitys alkaa ajattelusta

Kun seuraavan kerran avaat PowerPointin, pysähdy vielä miettimään mitä haluat kulloisellakin esitykselläsi kertoa. Hyvä esitys syntyy hyvästä ajattelusta, PowerPoint ei sitä pelasta.